como escrever projetos culturais
PASSO A PASSO RÁPIDO, FÁCIL E EFICAZ
POR FLAVIANO SOUZA E SILVA
PALAVRA INICIAL
“Aquele cuja face não brilha, nunca será uma estrela”
Willian Blake
“A elaboração de projetos culturais é, sem dúvida, um dos principais desafios na produção cultural. Muitas boas ideias não prosperam simplesmente porque não encontram um meio que as transforme em projetos viáveis.
Escrever um projeto cultural de qualidade é uma habilidade rara. Somente aqueles poucos que dominam essa competência conseguem acessar os recursos disponíveis através dos diversos editais pró-cultura existentes no nosso país.
Quem não possui um bom projeto acaba ficando para trás, e bem para trás.
Quantos projetos menos interessantes do que a sua ideia você já viu ser realizados, e se perguntou: por que eu não consigo colocar minhas ideias em prática?
A resposta é simples: essas pessoas elaboraram e apresentaram bons projetos. Elas arriscaram e conseguiram. A verdade é que você precisa se mover, sair do lugar da frustração e partir para a ação.
Espero que este material seja um passo importante para você alcançar seus objetivos. Que você possa desenvolver projetos de qualidade, capazes de competir em qualquer edital que desejar. Viva a nossa cultura!”
APRESENTAÇÃO
“A pedra preciosa de que falo
É inteiramente redonda e igualmente Plana
Em todas as suas partes.”
Ruysbroeck o Admirável
Este artigo oferece um entendimento de como organizar uma sequência de elaboração de projetos culturais completos, de qualidade e competitivos. Com todas as etapas necessárias para que estejam aptos a concorrerem aos diversos editais de incentivo à cultura do nosso país.
Sua metodologia propõem um método intuitivo e de fácil compreensão. Baseia-se em uma sequência lógica de etapas, às quais chamo de passos, em que cada passo dado auxiliará na construção do próximo, de modo sucessivo.
Ao final da caminhada o projeto estará criado, com todas as etapas básicas necessárias a um bom projeto cultural. Naturalmente, dependendo do edital ao qual o projeto será submetido, pequenas adaptações serão necessárias.
Trata-se de um material criado para oferecer a empreendedores culturais – artistas, produtores e gestores das diversas áreas do fazer artístico – uma ferramenta útil para atingirem os seus objetivos.
Tem como finalidade, portanto, auxiliar artistas para que possam concorrer aos recursos financeiros disponibilizados para a arte no Brasil, tornando a distribuição destes valores mais democrática e justa.
A metodologia proposta foi criada por mim e faz parte do curso A Fórmula dos Projetos Culturais – elaboração, Aprovação e Captação de recursos. Caso queira conhecer, basta clicar na imagem abaixo.
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1º PASSO – IDEIA X PROJETO
Ao iniciarmos este texto, é bom deixar uma questão bem clara: ideia não é projeto.
É muito comum ouvirmos as pessoas dizerem que têm um ou mais projetos na cabeça, e aí já está o primeiro equívoco. Se a ideia está na cabeça, ela não é um projeto. Por mais que esteja detalhada, mais ou menos desenvolvida, ela, ainda assim, habitará o fantástico campo das ideias.
Muitas são as pessoas que me dizem que têm um projeto e que querem realizá-lo. Porém, quando faço alguns questionamentos práticos, como “qual é o objetivo? Qual é o local de realização? Qual é o público-alvo? Qual é o orçamento? Quais são os planos de divulgação e de distribuição?”, as pessoas não conseguem responder.
Isso porque, apesar de elas, muitas vezes, já terem uma boa noção das questões que querem tratar e ações que querem realizar, ainda não formataram a ideia. Ou seja, não organizaram todos os pensamentos que compõem a ideia principal do projeto, transformando-os em ações concretas, divididas em etapas de trabalho, por meio de textos e planilhas coerentes.
Muitas vezes, os empreendedores culturais passam alguns textos e informações da cabeça para o papel, mas de modo incompleto ou desorganizado do ponto de vista estrutural. Passar as ideias que comporão o projeto para o papel é um passo importante. Mas, em seguida, será necessário desenvolver e transformar esses textos, muitas vezes aleatórios, em um material com uma formatação específica, divididos em tópicos, para que possamos finalmente anunciar que temos um projeto elaborado.
A sua ideia pode ser a melhor do mundo, mas, se você não a apresentar de modo que todos possam entendê-la e conhecê-la, ela será para sempre uma ideia e, infelizmente, nunca passará disso.
Então, colocar a ideia no papel de modo formatado em tópicos é exatamente o que chamamos de escrever o projeto. Isso é fundamental para que ela se fixe, para que possamos pensar em todas as suas nuances.
Mesmo que tenhamos a ideia do projeto bem desenvolvida na cabeça, é muito improvável que todas as partes fundamentais do projeto tenham sido pensadas de forma individual e minuciosamente detalhada. Por exemplo, será que conseguimos saber de cabeça quanto vai custar o nosso projeto? Será que sabemos de cor todos os itens da planilha orçamentária? Quantas vezes cada um desses itens será necessário? Quais são os seus valores unitários, e o valor total de cada um?
Podemos dizer que o primeiro motivo fundamental para escrevermos o projeto é para que ele se apresente para nós mesmos. Para que nós, seus criadores, o reconheçamos melhor, entendamos suas características. Para que possamos compreendê-lo e aperfeiçoá-lo, minimizando ou eliminando suas franquezas e potencializando os seus pontos positivos. Então, escrever o projeto, antes de tudo, é um ato para nós mesmos.
O segundo motivo fundamental para escrevermos o projeto é para que outras pessoas tenham acesso ao que se pretende ser realizado − para que ele possa ser inscrito em editais, como leis de incentivo e prêmios.
Um projeto só será passível de boa avaliação por bancas e comissões avaliadoras se ele conseguir transmitir as ideias para os avaliadores de modo sistematizado, seguindo determinada metodologia para que todos os seus aspectos teóricos, técnicos e práticos sejam passíveis de entendimento e avaliação, a partir única e exclusivamente do acesso ao material escrito.
Um projeto bem escrito deve passar a totalidade da sua ideia no momento da sua leitura. Se seu projeto depender de outras fontes de explicação, como vídeos, fotos ou falas do seu criador, é sinal de que ele está incompleto. É claro que outras fontes de apresentação podem e devem ser utilizadas, mas como ilustração e enriquecimento da ideia apresentada, e não como elemento obrigatório para o entendimento da ideia.
Ainda hoje, podemos dizer que se configura como um desafio para um número muito grande de empreendedores formatar os seus projetos culturais. Para que a nossa cadeia cultural se desenvolva, é altamente necessário que os empreendedores culturais trabalhem suas habilidades no sentido de conseguirem transformar as suas ideias em um projeto cultural, ou seja, transformá-las em um conjunto de documentos dentro de uma certa norma, para a captação dos recursos necessários para a sua realização.
Para começarmos a transformar a nossa ideia em projeto, algumas perguntas devem ser respondidas.
O que eu quero fazer?
Por quanto tempo quero fazer?
Como vou incluir pessoas com necessidades especiais?
Com quem eu quero contar na equipe?
Quais contrapartidas posso oferecer?
Como eu quero fazer?
Para quem eu quero fazer?
Quais artistas eu gostaria de ter como parceiros na caminhada?
Como o projeto pode ajudar a melhorar o mundo?
Como vou incluir pessoas com condições sociais menos favoráveis?
Onde eu quero fazer?
Como divulgá-lo?
Quantas pessoas conseguirão acessar meu produto?
Como posso atrair parceiros para o projeto?
Será um projeto caro ou barato?
SE LIGUE
Podemos dizer que: estas são perguntas básicas para a boa elaboração do projeto. Quando conseguir responder todas elas de modo organizado, seu projeto estará criado.
2º PASSO – O NOME DO PROJETO
Uma das coisas mais difíceis na elaboração de um projeto cultural, sem dúvida, é a escolha do nome. Até os empreendedores mais experientes e criativos esbarram nessa dificuldade.
Dar nome ao nosso projeto, de alguma forma, traz uma responsabilidade a mais para o seu criador. A partir desse momento, a ideia que estava na cabeça, ainda de modo aleatório, passa a se posicionar de forma diferente, deixando de ser apenas uma ideia para iniciar a sua jornada em direção à sua concretização como projeto, e isso, é claro, traz ansiedade.
O medo de estarmos escolhendo um nome que não vai condizer com a grandiosidade do projeto e com o seu potencial realizador é sempre perturbador e costuma tirar o nosso sono. Temos muito medo de que o nome escolhido, de alguma forma, prejudique a carreira do nosso projeto, afaste parceiros, ofenda pessoas, seja incompreendido e por aí vai.
Entretanto, tenho uma boa notícia. Ao contrário do registo civil do nome de uma criança, que depois de feito é difícil de mudar, a escolha do nome do projeto não precisa ser definitiva. Está em dúvida? Coloque um nome provisório, apenas para cumprir a etapa. Como o projeto está em desenvolvimento, tudo nele pode mudar.
A escolha do nome, além de tudo, quase sempre é um momento simbólico, cheio de significados. Então, não se preocupe se o nome pré-escolhido não te satisfez. Provavelmente, em algum momento do processo, outros nomes mais interessantes vão surgir de modo espontâneo.
Talvez, você possa até perceber que o nome que escolheu a priori é realmente o mais adequado para o seu projeto. Pela minha experiência, posso afirmar que, muitas vezes, a primeira escolha é a melhor. Entretanto, neste momento de elaboração, as coisas dificilmente nascem prontas e acabadas. É preciso lapidar tudo. Nessa fase, absolutamente tudo estará sujeito a mudanças. Então, não se prenda por ainda não ter escolhido um nome que te satisfez.
Inspire-se no seu público, no lugar em que o projeto será elaborado. Faça uma pesquisa de possíveis nomes com pessoas próximas e sempre busque a sua verdade. Não coloque um nome “da moda”, que não tem nada a ver com você ou com o seu projeto. Nunca utilize nomes Pejorativos, Preconceituosos ou Convencidos.
Alguns exemplos para você se inspirar:
Diretos: Criação e circulação do espetáculo O Aleijadinho de Ouro Preto.
Diretos com poesia: Turnê: Pelas trilhas de Minas.
Siglas seguidas da explicação: MUSICÔ – Mostra de música contemporânea.
Trocadilhos: Outro Preto (que busca uma outra Ouro Preto).
3º PASSO – OS OBJETIVOS E AS METAS
Os Objetivos
O objetivo é o elemento fundamental na elaboração de um projeto. Podemos dizer que ele é o coração do seu empreendimento. Por isso, ele deve ser descrito de forma clara e muito bem definida.
Um objetivo bem determinado é fundamental para o sucesso do projeto, uma vez que todas as ações desenvolvidas serão exclusivamente para que o seu objetivo seja alcançado.
Podemos dizer que:
O objetivo é o ponto que queremos alcançar, o alvo que queremos atingir. Deve ser definido com o máximo de cuidado e atenção.
Para definir um objetivo, basta que você responda cinco perguntas simples: O quê? Que quantidade? Quando? Por quanto tempo? Onde?
Exemplo:
O quê? Turnê de lançamento do CD Candonguêro: era uma vez um carnaval.
Qual quantidade? 01 CD.
Quando? Segundo semestre de 2021.
Por quanto tempo? 05 dias
Onde? Em cinco cidades de interior de Minas Gerais.
Transformando as respostas em um pequeno parágrafo, teremos o coração do nosso projeto, o seu objetivo definido.
Este projeto tem como objetivo realizar uma turnê de lançamento do CD Candonguêro: era uma vez um carnaval por cinco cidades do interior de Minas Gerais, durante cinco dias, no segundo semestre de 2021.
Daí para frente é só ir aperfeiçoando o texto com mais textos explicativos deste objetivo.
Alguns editais solicitam que os objetivos sejam divididos em duas partes:
Objetivo geral
A definição mais ampla do que queremos realizar, acrescentando-se informações mais gerais, como o público atendido, formas de acesso, algumas linhas sobre o que se pretende com a realização e etc.
Objetivos específicos
As ações que realizaremos para cumprir o objetivo geral. Geralmente são apresentadas em forma de tópicos, evidenciando-se cada um deles. Geralmente são apresentados com um verbo no infinitivo.
Exemplos
Realizar um festival de cultura popular na cidade de Ouro Preto, evidenciando-se grupos e artistas populares;
Divulgar a gastronomia e o artesanato da cidade, muitos deles com tradições seculares;
Realizar oficinas gratuitas de reconhecimento e valorização da cultura popular da cidade
As Metas
Metas são níveis de desempenho que queremos alcançar. No caso dos projetos, podemos dizer que as metas são os números que queremos que o projeto alcance, como o número de pessoas em um evento ou o número de vendas de um determinado bem durável, por exemplo.
As metas devem mostrar quantitativamente, por exemplo, o número de cidades que receberão o projeto, o número de beneficiários, o número de apresentações etc.
SE LIGUE
Podemos dizer que: as metas devem ser ações concretas que podemos quantificar (contar). A partir delas, é possível, também, avaliar a qualidade, o desenvolvimento e a efetividade do projeto proposto.
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4º PASSO – A JUSTIFICATIVA
Muitos são os motivos que justificam a realização de um projeto cultural. Projetos culturais interessantes, que contribuem verdadeiramente para o desenvolvimento humano, se justificam por si só e, em um mundo perfeito, não deveriam necessitar de uma justificativa formal.
Por que os bons projetos culturais devem ser realizados? Porque tratam de arte e cultura, porque nos fazem diferir dos animais irracionais e nos valorizam como seres humanos, porque ensinam e divertem, porque geram bem-estar, porque desopilam o nosso fígado, porque nos deixam de bom-humor, porque nos proporcionam higiene mental, porque nos fazem seres humanos melhores, porque fazem bem para o corpo e para a alma.
Imagino que você e eu estejamos de acordo com pelo menos com boa parte desses motivos.
Somos artistas, somos sonhadores, somos criativos, pensamos e desejamos realizar projetos ligados à cultura e à arte. A quantidade possível de projetos que podemos escrever é diretamente proporcional à quantidade de ideias geradoras que conseguimos imaginar. E se as nossas ideias criativas podem beirar o infinito, então, os projetos culturais também tendem a beirar esse mesmo infinito.
Por outro lado, como são quase infinitas as ideias criativas e seus projetos originados, surge uma questão que precisamos encarar. Existem muitos tipos e formas de projetos possíveis. Existem muitas áreas e segmentos culturais em que podemos atuar. Existe um grande número possível de públicos para atender. Então, é claro que não conseguiremos, com nosso projeto cultural, atender a tudo e a todos. É preciso limitar as ações porque, como sabemos, não é possível abraçar o mundo. “Quem tudo quer, nada consegue”.
Limitar as ações do projeto nada mais é do que definirmos “o que” ele pretende. Isso já fizemos na etapa dos objetivos.
Agora, é preciso dar uma justificativa ao objetivo definido. Precisamos explicar, muito bem explicado, o que faz com que o nosso projeto seja tanto ou mais eficaz e importante do que outros projetos. Precisamos deixar bem claro os verdadeiros motivos da sua realização. Enfim, precisamos explicar o “por quê” da sua existência e a sua importância.
Para convencer alguém sobre a relevância do nosso projeto, podemos escrever sobre a sua importância, sobre os fatores que o tornam diferente e original, sobre o ineditismo de seu produto cultural, sobre possíveis desdobramentos futuros, sobre os benefícios que ele poderá oferecer e as reflexões que ele poderá proporcionar.
Um projeto pode, por exemplo, ter a sua importância definida por divulgar trabalhos de relevância e qualidade já reconhecidos, como a circulação de um grupo ou de um artista consagrado, que tem tanto a oferecer do ponto de vista cultural e artístico que torna essencial que muitos tenham a oportunidade de usufruir do seu trabalho.
Mas um projeto pode, também, ter a sua importância definida por outros motivos de mesmo modo relevantes, como por fomentar o mercado da cultura e a economia criativa de determinado local, ou por oferecer oportunidade para que projetos não muito usuais tenham espaço de realização, ou, então, por gerar oportunidade para novos profissionais mostrarem os seus trabalhos.
SE LIGUE
Podemos dizer que: Respondendo a estas duas perguntas, você terá uma boa justificativa em mãos:
Por que eu desejo realizar este projeto?
Por que o meu projeto deverá ser realizado?
5º PASSO – O PÚBLICO E O LOCAL
Definir o público-alvo de um projeto é responder à pergunta “para quem o projeto será realizado”?
Definir o local de realização é responder à pergunta “onde o projeto será realizado”?
A maioria das pessoas que me procuram para desenvolvermos juntos um projeto já chegam com essas questões em mente.
Algumas pessoas já pensaram no “para quem”: alunos da rede pública de ensino, idosos de alguma casa de acolhimento, pacientes de algum hospital, moradores de determinada localidade etc.
Outras já têm em mente um local de preferência: um teatro, uma praça, uma escola, uma galeria, uma construção abandonada, um projeto social etc.
Um dos principais motivos de definirmos, logo de início, o nosso local e o nosso público, diz respeito ao impacto positivo disso em várias etapas posteriores para a sua realização.
Vai ajudar não só na escrita do projeto em si, mas em sua própria essência e características, e também em etapas posteriores à sua escrita, como no relacionamento com parceiros, patrocinadores.
Ao definirmos o nosso público e o nosso local, teremos um dado valiosíssimo do nosso projeto. Conseguiremos mensurar, saber a quantidade de pessoas, que o nosso projeto poderá impactar diretamente.
Com esse número em mãos, consigo, por exemplo:
Saber qual é a possiblidade máxima de faturamento, em caso de venda de produtos culturais;
Convencer patrocinadores a apostarem no meu projeto, nesse caso, com o argumento de que a sua marca será vista por muitas pessoas;
Prever, no meu orçamento, os itens necessários de modo mais acertado;
Construir um plano de comunicação adequado e alinhado com a real demanda quantitativa do projeto;
Realizar determinadas adaptações, para que o projeto atinja mais pessoas e da melhor forma possível;
Deixar claro para os avaliadores quantas pessoas o projeto vai alcançar diretamente.
6º PASSO – A FICHA TÉCNICA
Definirmos a nossa ficha técnica é, basicamente, definirmos as pessoas que caminharão com a gente durante o nosso empreendimento cultural. Para tanto, devemos nos perguntar: com quem faremos este trabalho?
“Ninguém faz nada sozinho”. Essa frase, que, a priori, pode parecer clichê, carrega em si uma grande verdade. No universo dos projetos culturais, como em qualquer outra atividade realizada em sociedade, não é possível realizarmos sozinhos todas as funções de um empreendimento.
Por mais que sejamos confiantes e acreditemos no nosso potencial, que tenhamos várias expertises e experiências, que gostemos de realizar várias atividades nós mesmos, temos que aprender a delegar funções.
Nós, artistas e empreendedores, muitas vezes, temos uma tendência a ser desconfiados e muito centralizadores. Queremos ver tudo certo e organizado e, por isso, recorremos a uma outra frase, igualmente clichê: “se quiser algo bem feito, faça você mesmo”.
Essa frase, que, a princípio, parece ser de empoderamento e autoconfiança, carrega em sua estrutura grandes doses de desconfiança no trabalho alheio e também na nossa capacidade própria de gerenciar pessoas.
Isso porque, se não conseguimos gerir um projeto de modo coerente e correto, escolhendo um grupo de pessoas qualificadas, delegando a elas as funções corretas, acompanhando e cobrando os resultados, então, na verdade, o problema está em nós, na nossa capacidade como gestores.
Ser um bom gestor de projeto passa também por saber trabalhar coletivamente, escolher as pessoas certas para as diversas funções do empreendimento, acompanhar o trabalho e os resultados de cada pessoa escolhida, caminhando lado a lado, dando a mão e orientando a equipe para que tudo ocorra dentro do planejado no início das atividades.
Não se engane. Precisaremos de muita ajuda para as diversas etapas do nosso projeto. Se o momento de pensarmos sobre a ideia criativa até começarmos a passá-la para o papel, como falamos, quase sempre é uma função solitária, o momento de pensarmos sobre a sua realização deve ser o contrário.
É fundamental que, quando começarmos a pensar em quem estará conosco na nossa caminhada, incluamos outros artistas e outros profissionais de diversas áreas. É importante a participação de mais gente no nosso projeto para que agreguem valor, para que apresentem novos pontos de vista e experiências diferentes das nossas.
Cada tipo de projeto tem uma demanda de profissionais para atenderem às suas questões específicas. Algumas funções são requisitadas em vários tipos de projetos. É o caso do produtor, profissional indispensável em praticamente todos os tipos de empreendimentos criativos.
Então, entre as duas frases clichês: “ninguém faz nada sozinho” e “se quiser algo bem feito, faça você mesmo”, não tenha dúvida de que a primeira te libertará e te ajudará a definir sua equipe, enquanto a segunda te escravizará e fará com que o seu projeto não obtenha êxito.
E como escolher as pessoas certas para as funções do meu projeto?
A dica é: não pense primeiro nas pessoas com quem você quer trabalhar, mas sim nas funções que o seu projeto demanda. Após listar todas as funções, você poderá, com calma, pensar nas pessoas para cobrir cada uma delas.
Uma boa ficha técnica deve contar com bons nomes. Pessoas experientes são fundamentais para uma boa execução, e também para pontuar bem nos critérios de avaliação dos editais.
Funções que não podem faltar na sua equipe:
Coordenador geral,
Produtor,
Assessor de comunicação,
Designer gráfico,
Fotógrafo,
Videomaker,
Gestor financeiro,
Contador,
Advogado.
Perfis desejáveis para os integrantes de uma boa equipe.
Experientes,
Proativas,
Entregam muito,
Bom relacionamento interpessoal,
Energizadas,
Confiantes,
Positivas,
Inteligentes,
Agregadoras.
Nunca chame estas pessoas. Seu projeto vai ser um inferno.
Chatas,
Negativas,
Tóxicas,
Resistentes.
SE LIGUE
Podemos dizer que: a Ficha Técnica é a nossa equipe listada de modo organizado. Ela deve indicar o nome da pessoa, a sua função e a atividade (ou atividades) que ela realizará.
7º PASSO – AS ETAPAS E O CRONOGRAMA
Neste passo, definiremos “Como” e “Quando” realizaremos o nosso projeto.
Para que um projeto aconteça de modo tranquilo, as suas atividades deverão ser organizadas de modo que possamos, sem sobressaltos, planejá-las, executá-las e acompanhá-las.
As etapas de trabalhos e o cronograma são a definição da estratégia de ação que utilizaremos para realizar o nosso projeto. Deve ser apresentada de modo detalhado e bem organizado, dentro de um período definido, para que os objetivos do nosso projeto sejam alcançados.
Ao final, devemos ter em mãos todas as atividades agrupadas em etapas, ordenadas cronologicamente, com início, meio e fim. Com isso, teremos a clareza de quanto tempo durará cada atividade e também quanto tempo durará o nosso projeto.
Apresentar um bom cronograma de atividades e etapas de trabalho bem definidas demonstra organização e domínio do projeto já no momento da sua elaboração. Isso certamente nos faz ganhar pontos com possíveis avaliadores, parceiros e patrocinadores.
Para se definir com clareza as etapas de trabalho e o cronograma de atividades, primeiro, é importante dividirmos todas as atividades do nosso projeto por três tipos ou níveis:
Pré-produção (ou Preparação) – São as atividades que temos que fazer preliminarmente. Ou seja, são as atividades que devem ser cumpridas com bastante antecedência para darem suporte à execução do projeto. Ex.: convites, contratações, reservas etc.
Produção (ou execução) – São as atividades fundamentais para a realização do meu projeto. É etapa de operacionalização, onde ocorrem as atividades associadas à sua execução. Ex.: locações, apresentações, registros, etc.
Pós-produção (ou finalização) – São as atividades realizadas após a realização das atividades de produção. Estão ligadas à prestação de contas e avaliação do empreendimento cultural. Ex.: criação de clippings, relatórios e envios de documentos para patrocinadores e órgãos de fiscalização e controle.
Após a divisão das atividades do nosso projeto por essas três categorias, devemos definir o prazo de realização para cada uma delas. Em seguida, devemos organizar uma planilha com todas as atividades. A essa planilha, daremos o nome de Cronograma do projeto. As atividades na planilha deverão ser dividias por dias, semanas ou meses, de acordo com as características de cada empreendimento.
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8º PASSO – OS PLANOS
Os planos de trabalho são as estratégias que traçaremos e seguiremos para realizarmos diversas ações dos nossos empreendimentos criativos. Devem ser desenvolvidos em forma de documentos – textos e planilhas − para atenderem a algumas demandas fundamentais para o entendimento do próprio projeto.
Os planos também são muito úteis e, por que não dizer, fundamentais, para serem apresentados para os parceiros e patrocinadores do empreendimento cultural.
Abaixo, alguns planos e as suas características:
Plano de divulgação
Documento que define qual estratégia usaremos para divulgar as ações do nosso projeto, ou seja, quais ferramentas serão utilizadas para que o nosso público fique sabendo onde, quando e como poderão acessar a programação destinada a ele.
Plano de distribuição e comercialização
O Plano de Distribuição e Comercialização é a parte do projeto em que definimos de quais formas o produto cultural gerado pelo projeto chegará ao público. Nele, devemos elencar todas as informações relativas à quantidade e ao preço dos produtos gerados, e também a forma de distribuição prevista, ou seja, se os produtos serão pagos ou gratuitos.
Plano de deslocamento
Documento que demonstra quantas pessoas necessitarão de transporte na realização do nosso projeto. Detalha minuciosamente que tipo de transporte será utilizado, a quantidade de passagens necessárias e em quais trechos esses transportes serão realizados.
Plano de contrapartidas
Em linhas gerais, podemos dizer que as contrapartidas são o retorno concreto do projeto, ou seja, é o que o projeto vai oferecer para os parceiros, para os patrocinadores e para o público. A contrapartida mais fácil de compreender é a que oferecemos como resultado direto do projeto, o produto cultural que ele origina. No entanto, existem outras. Contrapartidas de Imagem, Contrapartidas Negociais, Contrapartidas Sociais e Contrapartidas Ambientais também são itens fundamentais em um projeto bem elaborado.
Plano de cotas
Alguns projetos, principalmente os de valores de captação mais altos, muitas vezes têm dois ou mais patrocinadores. É comum que esses patrocinadores repassem valores diferentes para o projeto. Quando isso acontece, é necessário que façamos um plano de cotas de patrocínio. O plano de cotas é importante para que nenhum patrocinador saia insatisfeito e escolha não mais patrocinar os seus projetos.
9º PASSO – AS HUMANIDADES
Gosto de chamar de humanidades as ações que fazem com que um projeto seja mais humano. Acessibilidade, Democratização do acesso e Sustentabilidade são os itens tratados neste passo.
Esses itens, geralmente tratados como adicionais, costumam ser mais solicitados quando estamos escrevendo projetos para editais públicos, como a Lei Federal de Incentivo à Cultura, a Lei de Incentivo do seu estado, da sua cidade ou os diversos fundos de cultura.
Então, se eu não estiver escrevendo projetos para editais públicos, eu não preciso colocar esses itens? Se o edital que você estiver se inscrevendo não exigir, não precisa. Mas, do meu ponto de vista, são itens que humanizam o empreendimento e, por isso, devem ser analisados com carinho e, dentro do possível, incluídos no momento da elaboração do projeto.
Afinal, os projetos culturais devem ter também a função de transformarem para melhor o lugar em que eles são realizados. Então, minha sugestão é: sim, inclua esses itens no seu projeto, mesmo que de modo simples, com ações modestas. Você vai ver que seu projeto ficará muito mais interessante e prazeroso de ser executado.
Acessibilidade
Quando dizemos que vamos tomar medidas para que nosso projeto se torne acessível, queremos dizer que vamos atender o público com necessidades especiais de modo diferenciado. Entram nessa lista as pessoas com deficiência:
Auditiva;
Intelectual;
Mental;
Motora;
Visual.
Alguns exemplos de medidas de acessibilidade são:
Intérprete de Libras
texto em Braille
Audiodescrição
Acesso Especial para idosos
Local para cadeirantes
Rampas de acesso
Texto em fonte ampliada
Livro de leitura fácil
Letras em relevo
Democratização do acesso
Democratizar o acesso a projetos culturais é fazer com que o maior número de pessoas de condições sociais menos favoráveis tenha acesso aos produtos culturais gerados por eles. Essa ação dialoga com as contrapartidas sociais que um bom projeto deve prever.
Alguns exemplos de medidas de democratização do acesso:
Entrada ou distribuição gratuita de produtos gerados pelo projeto;
Desenvolvimento de atividades em locais remotos ou em áreas habitadas por populações urbanas periféricas;
Disponibilização de registros audiovisuais das atividades na internet;
Oferta de bolsas de estudo ou estágio a estudantes da rede pública ou privada de ensino em atividades educacionais, profissionais ou de gestão cultural e artes desenvolvidas na proposta.
SE LIGUE
Podemos dizer que: Democratizar é prever medidas de inclusão social para que pessoas menos favorecidas socialmente estejam presentes nas ações do empreendimento cultural para consumirem os produtos culturais gerados por ele.
Sustentabilidade
Quando se fala em sustentabilidade de um projeto, podemos pensar em duas possiblidades. A primeira diz respeito às medidas ambientais que devem ser tomadas para prevenir, minimizar ou compensar os efeitos de um possível impacto ambiental que, de alguma forma, o projeto possa causar. A outra possiblidade diz respeito às medidas econômicas que o projeto vai tomar para que, em futuras edições, se torne sustentável economicamente.
Do ponto de vista ambiental, um evento, principalmente se realizado ao ar livre, certamente vai gerar algum impacto. Seja com geração de resíduos, consumo de energia ou emissão de gás carbônico, por exemplo. Quanto maior o evento, maior o impacto ambiental. As medidas de sustentabilidade, no caso, serão para reduzir ao máximo possível esse impacto.
Do ponto de vista financeiro, precisamos definir as medidas de curto, médio ou longo prazo para que o projeto se torne sustentável no futuro, ou, pelo menos, minimize a sua dependência dos recursos públicos.
Algumas medidas de sustentabilidade ambiental possíveis:
Redução da criação de material impresso;
Coleta seletiva de resíduos;
Criação de material impresso em papel reciclado;
Plantio de mudas de árvores para compensar os impactos da emissão de carbono do projeto.
10º PASSO – O ORÇAMENTO
Elaborar uma planilha orçamentária é responder à pergunta “quanto? ”. Quanto custa o nosso projeto?
Existe um ditado que diz que “não existe jantar sem conta”. Se você não pagar, pode ter a certeza de que alguém terá que arcar com o custo.
Nos projetos, também é assim. Não é possível realizar um empreendimento artístico sem nenhum dinheiro. Podemos realizar várias parcerias que vão viabilizar várias ações, mas, no final, alguém terá que pagar a conta do jantar.
Por isso, precisamos ter uma planilha de custos, para sabermos quanto vai custar cada ação do nosso projeto.
Se pagaremos por todo o projeto ou se conseguiremos parcerias para diminuirmos o custo final, é uma outra história. Em todo caso, nos é obrigatório saber o que precisaremos contratar e pagar, até mesmo para traçarmos estratégias para a criação das parcerias.
Criar uma planilha financeira pode parecer uma tarefa difícil à primeira vista. Principalmente se não temos uma boa ideia do que o projeto vai realizar. Por isso, deixamos a criação desse item para o final da elaboração do projeto, quando já temos a grande maioria das informações para incluirmos nas nossas rubricas, informações que foram sendo produzidas por nós mesmos durante o processo de elaboração do nosso empreendimento.
Então, para elaborarmos uma planilha orçamentária eficiente e coerente com toda a demanda do projeto, basta olharmos para as demandas de cada passo que trilhamos anteriormente. Quase todos eles nos oferecem itens de custo que deverão ser lançados no nosso plano orçamentário. Os itens estão todos lá, basta saber onde e como procurar.
SE LIGUE
Podemos dizer que: A planilha orçamentária nada mais é do que um documento que detalha o plano financeiro do projeto. Ou seja, a planilha apresenta todas as despesas necessárias para a perfeita realização do nosso empreendimento cultural. E todos os sus itens de custos estarão contidos nas diversas etapas do próprio projeto elaborado.
Itens de uma planilha
As planilhas são formadas por rubricas, que são os itens a serem orçados. Cada linha da planilha é dedicada a uma rubrica. Para orçamos uma rubrica, necessitamos preencher pelo menos 6 informações:
Descrição a rubrica – Indica qual item do projeto está sendo orçado na linha da planilha;
Unidade do item – Indica de que forma o item será pago. Ex: dia, semana, mês, ano, serviço, verba, unidade, etc.;
Quantidade do item – Indica quantas vezes a unidade do item será paga;
Ocorrência do item – Indica quantos itens serão pagos;
Valor unitário do item – Indica qual o valor de uma unidade do item;
Valor total do item – Indica o valor final da Quantidade x a Ocorrência x o Valor unitário do item.
Segue abaixo o exemplo de orçamento de uma rubrica de produtor, onde temos:
01 produtor sendo pago por 06 meses, com o valor de R$2.000,00 por mês. Totalizando o valor de R$12.000,00 para toda a rubrica.
Para chegarmos ao Valor total de R$ 12.000,00, realizamos a seguinte operação matemática:
Valor total = 06 (Quantidade) x 01 (Ocorrência) x R$ 2.000,00 (Valor unitário) = R$ 12.000,00
11º PASSO – A APRESENTAÇÃO
“O fim da viagem
É apenas o começo
Doutra.
É preciso recomeçar
A viagem,
Sempre.”
José Saramago
Chegamos ao último passo da nossa caminhada. O nosso projeto já está pronto. Estrategicamente, deixaremos para escrever a nossa apresentação no final, quando já teremos todas as informações do nosso projeto.
Essa escolha faz sentido porque, geralmente, quando fazemos a nossa apresentação logo no começo, corremos o risco de escrevermos sobre algo que mudaremos depois, fazendo com que o texto não seja condizente com o que o projeto apresentará. Aí, temos que modificá-lo, gerando retrabalho.
Mas, agora que tudo está pronto, escrever a apresentação será uma tarefa bem mais tranquila.
É importante citar que muitos editais não solicitam a apresentação propriamente dita. Alguns começam solicitando já a justificativa, outros, os objetivos. Alguns deles pedem apenas um pequeno texto de introdução e o chamam de resumo ou sinopse. Enfim, cada edital é de um jeito.
Então, este texto, que aqui estamos chamando de apresentação, pode ter muitos nomes, de acordo com a demanda do edital de que vamos participar. Ele, inclusive, pode não ser necessário, mas é importante deixá-lo pronto para qualquer necessidade.
A terminar a apresentação, seu projeto estará totalmente elaborado e apto a concorrer nos diversos editais. Aí, é hora de começar a pensar na elaboração de outro. Vida que segue…
PALAVRA FINAL
“Um tolo não vê a mesma árvore que um sábio”.
William Blake
Chegamos ao final do nosso conteúdo. Espero que ele tenha lhe auxiliado de alguma forma e que tenha realizado alguma transformação para melhor em sua carreira de artista e empreendedor cultural.
Este material é parte do meu curso A Fórmula dos Projetos Culturais – Elaboração, Aprovação e Captação de recursos, que desenvolvi a partir de minha experiência de 20 anos no mercado cultural, tendo me dedicado quase que exclusivamente a compreender, elaborar e captar recursos para projetos para diversos editais de cultura existentes no país.
Este treinamento está ajudando muita gente a captar recursos para seus projetos.
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QUEM SOU EU
Meu nome é Flaviano Souza e Silva, sou artista e produtor cultural. Minha primeira formação foi a partir dos 11 anos, em meio ao teatro popular, de onde venho, com muito orgulho.
Em seguida, fiz bacharelado em Artes Cênicas pela Universidade Federal de Ouro Preto – UFOP, Mestrado em Teatro pela Universidade Federal de Minas Gerais – UFMG e Curso de Administração Pública da Cultura pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul – UFRGS.
Há mais de 20 anos, venho me dedicando a entender e desenvolver um método de elaboração, aprovação e captação de recursos para projetos. Nesta caminhada, já são mais de 27 milhões em projetos aprovados e realizados.
Acredito e trabalho por uma maior democratização do repasse dos recursos direcionados à cultura a partir do conhecimento e utilização dos diversos mecanismos de incentivo.
